Riktlinjer och rutiner vid visselblåsning

Uddevalla Hamnterminal har tagit fram rutiner och interna kanaler, ett visselblåsarsystem. Anställda och andra berörda parter kan via systemet uppmärksamma organisationen på allvarliga lagbrott eller andra missförhållanden.

Bakgrund

Visselblåsarlagen, lagen (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden, skapades för att genomföra Europaparlamentet s.k. visselblåsardirektiv. Lagen specificerar inte bara skydd för personer som slår larm om missförhållande, utan ställer också krav på att företag ska ha interna rapporteringskanaler och rutiner för hur rapporter följs upp.

Uddevalla Hamnterminal har tagit fram rutiner och interna kanaler, ett visselblåsarsystem. Anställda och andra berörda parter kan via systemet uppmärksamma organisationen på allvarliga lagbrott eller andra missförhållanden. Visselblåsarsystemet ligger hos en extern part för att omöjliggöra efterforskning av uppgiftslämnares identitet hos de som vill rapportera anonymt. Information om kanalen finns på vårt intranät och externwebb. Förutom visselblåsarsystemet så finns det också möjlighet att anmäla ärenden muntligt.

Visselblåsarsystemet är ett komplement och ska inte ses som en ersättning för ett öppet samtalsklimat. Normalt vänder man sig som anställd till närmaste chef eller någon person i ledningen för att diskutera om man ser saker som inte borde förekomma.

Vad kan man rapportera om i visselblåsarsystemet?

I visselblåsarsystemet kan man anmäla allvarliga lagbrott eller andra missförhållanden som man har fått information om i ett arbetsrelaterat sammanhang, och som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram. Exempel på detta kan vara mutor, stöld, bokföringsbrott, miljöbrott, brott som rör hälsa och säkerhet eller integritetsbrott.

Bolagets rutin för vissellåsning omfattar endast rapportering av allvarliga lagbrott eller andra missförhållanden i enlighet med lagen. Övriga ärenden som rapporteras i visselblåsarsystemet kommer inte hanteras enligt denna rutin, utan i stället att hänvisas vidare till lämplig part. Vid arbetsmiljöfrågor, enskilda tvister, problem, förbättringsförslag med mera ska du inte använda tjänsten utan i stället vända dig till din närmaste chef, skyddsombud, personalchef eller VD.

Vem kan rapportera och skyddas av visselblåsarlagen?

Lagstiftningen skyddar de som har någon av följande relationer till bolaget: anställda, tidigare anställda, praktikanter, arbetssökande, aktieägare och konsulter som utför ett uppdrag för bolagets räkning. Det finns inga krav på att berätta vem man är när man rapporterar in missförhållanden i enlighet med lagen.

Hur rapporterar man ett visselblåsarärende?

• Ärenden rapporteras via bolagets visselblåsarsystem. I systemet kan du rapportera öppet eller anonymt. Där finns också information om möjligheten att rapportera via telefon. Vi använder oss av företaget Lanteros system för rapportering av visselblåsarärenden. Gå till Lanteros Visselblåsartjänt. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
• Muntlig rapportering. Kontakta personalchef eller VD för att rapportera visselblåsarärenden muntligt.

Om visselblåsartjänsten

Det är viktigt med transparens och tydlighet kring hur användarens integritet skyddas. Det är också viktigt att uppgiftslämnare har möjlighet att lämna så bra information som möjligt. Några aspekter i samband med hantering av visselblåsarärenden är:

• Oberoende ärendehandläggning. Ärenden som bedöms som kvalificerade visselblåsarärenden utreds av en intern personal som är oberoende i ärendet. Vid behov tas hjälp av extern expertis.
• Information till användare. Som uppgiftslämnare ska man veta hur man är skyddad tekniskt och vad man själv måste tänka på för att inte lämna för mycket information. Det kan handla om användardata i bilagor, risker med att rapportera från arbetsplatsens nätverk eller risken att avslöja sig genom på vilket sätt man uttrycker sig
• Vi har valt en leverantör med servrar placerade i Sverige. Handlagda ärenden raderas ur systemet så att information inte sparas längre än nödvändigt
• Ingen känslig information ska skickas via mejl, utan det krävs alltid personlig inloggning för att komma åt och arbeta med ärendeinformation
• Tydliga frågeformulär hjälper uppgiftslämnare att ge fullständig information som gör ärenden möjliga att utreda på ett bra sätt. Som ett komplement finns möjligheten att korrespondera anonymt med uppgiftslämnaren.

Om handläggningen

Ärenden handläggs av internt av personal i bolaget som vid behov får stöd av extern expertis. Utredning och eventuell rekommendation för åtgärd eller vidare hantering föredras av handläggare i ledningsgruppen.

Om ledningsgruppen skulle vara jävig eller om det finns andra skäl till att ovan process inte kan säkra oberoende i handläggningen, så utreds ärendet av extern handläggare som rapporterar till bolagets styrelse.

Ärenden som faller utanför systemets syfte avskrivs från visselblåsarprocessen.

Personer som pekas ut i ett ärende informeras om pågående utredning så snart det är möjligt med hänsyn till utredningsarbetet. Vem som står bakom anmälan förmedlas dock inte, även om det skulle vara känt för utredaren.

Efter handläggning raderas ärendet ur databasen. Om ärendet behöver utredas vidare sparas nödvändig information utanför databasen. Informationen förstörs eller anonymiseras så snart det med hänsyn till utredningen är möjligt.

Om en uppgiftslämnare väljer att vara öppen med sin identitet kommer ändå dennes identitet endast att tillgängliggöras för den grupp som utsetts att hantera visselblåsarärenden. Undantaget är om ärendet resulterar i en brottsutredning, då man som uppgiftslämnare kan komma att kallas som vittne.

Skydd mot repressalier

Det är förbjudet för arbetsgivare att straffa den som visselblåser i enlighet med lagen. För att falla under det lagstadgade skyddet måste dock visselblåsaren ha haft skälig anledning att tro att informationen var sann. D.v.s. man måste inte ha bevis för sin misstanke men all visselblåsning ska göras i god tro. Den som rapporterar till exempel hörsägen eller rykten skyddas inte av lagen.

Rapportering via externa visselblåsarkanaler

Utöver visselblåsarsystemet, som räknas som bolagets interna kanal, kan du även rapportera via så kallande externa kanaler. Olika myndigheter är utsedda som extern kanal och svarar för sina respektive områden. Ansvariga för tillsynen är Arbetsmiljöverket och mer information finns på deras webbplats. Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.